Den nye bogføringslov - kravene til dig
Du skal have styr på bogføringsprocesser digital opbevaring digitalisering
Kravene til dig og din virksomhed
Den nye bogføringslovs krav kræver tilpasning af din virksomhed
I Juli 2022 trådte en ny bogføringslov i kraft, og den indebærer flere krav til dig som virksomhed.
Helt overordnet pålægger den nye bogføringslov virksomheder at bogføre digitalt.
Formålet er at give virksomhederne tidsbesparelse med automatisering af arbejdsprocesser og samtidig give myndighederne en bedre sikring mod snyd og fejl i regnskaber, moms- og skatteangivelser.
Virksomheder med en omsætning på mere end 300.000 kr. to år i træk og virksomheder, der er regnskabspligtige, skal med den nye bogføringslov, gøre sig nogle overvejelser, der sikrer, at der vælges et bogførings-, ERP- eller økonomisystem, som opfylder den nye lovgivning.
De digitale bogføringssystemer skal som minimum understøtte:
• Digitalisering af bilag
• Opbevaring af bilag i mindst 5 år
• Elektronisk bankafstemning
• Obligatorisk e-fakturering
• Beskrivelse af bogføringsprocedurer
• Data til offentlige myndigheder
• Krav til IT- og datasikkerhed
Digitalisering er nøgleordet
Digitalisering af bilag + Opbevaring af bilag i mindst 5 år:
Et af de nye krav er, at dine bilag skal digitaliseres. Det betyder, at du skal have et ERP- eller økonomisystem, der kan håndtere og opbevare dine bilag. Systemet skal kunne holde styr på alle bilag i forbindelse med indtægter, udgifter, moms, fakturaer og ubetalte regninger osv.
En løsning, hvor alle bilag nemt kan indsendes og opbevares digitalt i selve løsningen, er derfor klart at foretrække. Det giver også fordele i det daglige arbejde med hurtigt at genfinde relevante bilag mm. Samtidig lever man op til kravet om, at ændringer i registreringer eller bilag skal fremgå af systemet.
Ligeledes skal du sikre, at systemet kan opbevare og fremvise bilag i mindst 5 år. Derudover skal kontrolsporet for disse også kunne fremvises, hvis der fx er blevet lavet ændringer mm.
Elektronisk bankafstemning:
Når du skal til at vælge et system, der kan hjælpe dig med at overholde den nye bogførings lov, er det vigtigt, at det kan understøtte elektronisk bankafstemning.
Med det menes der bankafstemning på transaktionsniveau og dataudveksling med virksomhedernes bankkonti. Fx gennem bankernes API’er eller CSV-fil.
Med den automatiske dataudveksling er man sikret korrekte oplysninger, og mindsker risikoen for fejl.
Bogføringsloven kræver, at man kan foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter.
Med elektronisk bankafstemning integreret i ens løsning, letter man arbejdsbyrden ved at matche bogførte bilag op mod banktransaktioner hurtigt og effektivt.
Obligatorisk e-fakturering:
Digitalisering af bilag medfører også, at virksomheden skal kunne fremsende og modtage e-fakturaer. Det kræver, at den løsning du vælger, kan understøtte eksempelvis EAN, OIOUBL eller Peppol BIS.
Fordelen for virksomheden er, at hele processen omkring fakturering bliver automatiseret, og når det en gang for alle er sat op, giver det en betydelig tidsbesparelse for medarbejderne.
De får frigivet tid til at varetage andre opgaver og dermed en bedre mulighed for øget kundeservice mm.
Kombinerer man e-fakturering med krav til ens kunder om automatisk betalingsservice som fx leverandørservice, som er beregnet til tilbagevendende betalinger fra kunderne.
Beskrivelse af bogføringsprocesser:
Den nye lov foreskriver, at virksomheden skal udarbejde en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocesser. Der skal indgå beskrivelser af procedurerne der sikre at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres samt at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis.
Derudover skal beskrivelsen indeholde en beskrivelse af, hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne.
Det anbefales at man i samme proces gennemgår sine arbejdsgange og digitale processer, og matcher op mod de løsninger, som man går i overvejelser med.
Man kan med fordel også lægge vægt på et system, der kan yderligere automatisere bilagsflowet i forbindelse med eksempelvis intern digital godkendelse af bilag.
Data til offentlige myndigheder
Understøttelse af et standardfilformat til deling af data, er også et punkt, som man skal sikre sig, når man er på udkig efter et nyt system.
Det kan være anvendeligt i forbindelse med overdragelse af data til myndigheder eller
et senere skift af ERP- eller økonomisystem.
Derudover kan der være daglige arbejdsrutiner, som er nemmere at udføre, hvis løsningen understøtter standardfilformater. Den kan f.eks. være hvis man ofte anvender Excel til efterbehandling af økonomiske data eller udveksler data med andre samarbejdspartnere, integrationer o. lign.
Krav til IT- og datasikkerhed
Et ERP- eller økonomisystem skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, og sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
Sporbarhed med eks. log af ændringer, så man sikrer, at man kan følge rettelser bagud i tid. Der er endnu ikke fastlagt de præcise rammer for hvilke standarder, der er anerkendte i denne sammenhæng, men det anbefales, at man tager følgende områder i betragtning:
• Mulighed for styring af brugerrettigheder på både individ- og gruppeniveau
• Adgangsstyring for eksterne, som eks. revisor
• Sikker adgang til data i marken
• To-faktor login bliver i stigende grad et krav fra virksomhedens ledelse
• Faste back-up
• Dokumentation for overholdelse af udbyders sikkerhedsrutiner
Start i god tid
Hvornår kravet om digital bogføring træder i kraft, afhænger af virksomhedsform og omsætning.
Den tidligste deadline er juli 2024. Dette er dog ikke ensbetydende med, at man som virksomhed kan vente
til allersidste øjeblik.
Det lærte rigtig mange virksomheder tilbage ved skiftet til år 2000.
En ting er krav en anden ressourcer
Der er rigtig mange ting, man skal være opmærksom på, når man skifter ERP- eller økonomisystem eller
hvis det er første gang, man foretager et valg.
Et af de væsentligste punkter er at sikre sig, at man har tid til at foretage de rigtige valg, samt at ens leverandør har tid til at levere på disse valg.
Skal vi hjælpe dig?
Vi tilpasser, udvikler og supporterer flere forskellige ERP- og økonomisystemer og kan hjælpe dig igang. Kontakt os i formularen herunder, og vi tager kontakt til dig.
De systemer vi primært arbejder med
Har du et ønske til et specifikt system, så har vi et bredt netværk, som gør, at vi også kan finde en til at håndtere dit ønske.
