ERP-systemet gør administrationen lettere

Med et ERP-system til at sammenkoble din virksomheds afdelinger, bliver mange af dagligdagens opgaver lettere. Og så kræver det endda ikke så meget af din virksomhed.

Afdelingerne samles

Med en sammenkobling mener vi ikke at de to afdelinger fysisk skal lægges sammen, men at de i ERP-systemet skal sættes op således, at de kan arbejde sammen. Det vil sige at det datalageret har, skal være tilgængelig for produktionen, og omvendt. På samme måde skal administrationen have adgang til det data, der ligger rundt omkring i virksomheden.

Når man vælger at samle alle afdelinger i ERP-systemet, skaber man et større overblik over ens virksomhed og samtidig bliver det nemmere at dele vigtige informationer – bl.a. om fejlproduktioner, fejl i lønnen eller andet, da det er hurtigt og nemt at gå ind i systemet og se hvor fejlen kan være.

Øget omsætning – men kun behov for få administrative medarbejdere

En af vores kunder har i mange år arbejdet med at få samlet deres afdelinger i ERP-systemet, og samtidig få automatiseret deres arbejdsgange. Det har gjort at selvom de har fordoblet deres omsætning, så har de ikke haft behov for at ansætte flere administrative medarbejdere. Det har kun kunnet lade sig gøre, fordi deres ERP-system står for mange af de manuelle opgaver i administrationen.

Deres system kan:
– Oprette ordrebekræftelsen ud fra ordren og sende den ud til kunden.
– Udforme produktionspapirer og gøre dem tilgængelige for de relevante medarbejdere.
– Afstemme indbetalinger til banken ud fra fakturaer.
– Tracke arbejdstid og holde det op imod de forskellige tilskud.
– Følge data fra start til slut og komme med advarsler, hvis der opstår problemer.

Den administrative medarbejder skal tjekke op på tallene og sørge for de stemmer overens, og samtidig skal denne godkende de regninger, systemet har til betaling.
Når systemet holder styr på medarbejdernes timer og udarbejder lønnen, så tager den også forbehold for de forskellige tilskud, der skal tilføjes. Den lønansvarlige skal tjekke data fra medarbejderne, og det systemet har udregnet, og herefter godkende. Således slipper de for at sidde og lave alle mellemregningerne, men blot få facit og godkende. Hvis der så skulle være fejl, kan man dykke ned i dataene og finde ud af hvor fejlen kan være opstået.

Alle de ting vi har gjort for at gøre hverdagen nemmere, gør at medarbejderne har dataen lige ved hånden og på samme tid undgår de at noget forsvinder.

Det kræver ikke meget tilpasning

Hvis din virksomheds afdelinger ikke er sammenkoblet i ERP-systemet, er det ikke noget du skal frygte. En erfaren ERP-konsulent vil kunne opsætte systemet, så afdelingerne kan arbejde sammen. Dog vil det kræve tilvænning at benytte de nye funktioner, men de fleste konsulentvirksomheder tilbyder også uddannelse af brugere i systemet, så de lærer at benytte det effektivt.