Implementering af et (nyt) ERP-system – processen og gode råd
Implementering af et ERP-system kan være en stor mundfuld, og derfor er gode råd, research og viden om processen guld værd!
Vi giver dig her et grundigt overblik over den proces, det er at implementere et nyt ERP-system. Du kan læse ERP-ekspertens råd i de forskellige faser og finde ud af, hvad du bør være opmærksom på processen igennem.
Før implementeringen
Det er vigtigt at gå forberedt til processen med implementering af ERP-system. Det betyder bl.a., at du skal kende din virksomhed og jeres behov og ønsker godt.
Vælg det rigtige ERP-system
Det første skridt er nemlig at vælge det system, som passer bedst til lige netop din virksomhed.
Overvej:
- Hvad er din virksomheds behov og ønsker til et ERP-system?
- Hvilke processer skal systemet kunne håndtere?
- Ændrer jeres behov sig med tiden? Hvad er jeres fremtidige behov?
- Hvordan ser det ud med ressourcer? Har I tid, råd og mulighed for at implementere et nyt system?
Ved at svare på disse spørgsmål er du bedre klædt på til at kunne udforme en kravsspecifikation, som din kommende ERP-leverandør af systemet kan arbejde ud fra.
Tal med flere leverandører
Når du har fundet ud af, hvilket system der skal implementeres, skal du afgøre, hvem der skal være leverandør af systemet.
Det kan være, at du allerede har en idé om, hvem du gerne vil have som leverandør, men vi vil altid anbefale, at du taler med mere end én leverandør inden dit endelige valg. På den måde får du flere inputs, mulighed for at sammenligne og opveje fordele og ulemper samt flere vurderinger af, hvordan dit implementeringsprojekt kan gribes an.
Vi anbefaler selvfølgelig altid, at du vælger en leverandør, som har erfaring, og som du har tillid til. Derudover skal vedkommende kunne håndtere de specifikke processer eller ønsker, I har til opsætningen og processen.
Læs mere om leverandørvurdering her.
Måske har du brug for uvildig ERP-rådgivning, så du er sikker på, at udgangspunktet er tiptop. Læs mere om uvildig ERP-rådgivning her.
Ekspertens råd i denne fase: “Hav ikke kun fokus på pris, når du vælger system. Tænk fremad, og se det som en vigtig investering – på den måde får I meget mere ud af jeres valg af system og ender ikke i sidste ende med at spilde eller bruge for mange penge på fx rigtig mange tilpasninger, ubrugte funktioner eller ligefrem endnu et skift til et andet system senere.”
Selve implementeringen
Det er din leverandør, der står for selve den konkrete, tekniske implementering og opsætning af det ERP-system, du har valgt.
Selvom implementeringsprocesserne flere steder ligner hinanden, kommer det an på både leverandør, system, jeres virksomheds behov for fx undervisning, kalendertiming mv., hvordan processen udspiller sig.
Men for at give et konkret eksempel kan du her læse, hvordan en ERP-implementeringsproces som udgangspunkt ser ud med Periti som leverandør:
- Møde – vi holder møde med jer for at kunne kortlægge jeres behov og ønsker til systemet.
- Demo – vi opsætter en demo af systemet til jer ud fra det, vi aftalte på mødet. Så kan I afprøve systemet, som I vil have det.
- Workshop/undervisning – vi gennemgår demoen med jer og underviser jer i systemet – selvfølgelig alt efter jeres behov og hvor I selv er i processen med at lære systemet at kende.
- Test – vi anbefaler ikke blot, at I får testet systemet – vi ser det som en nødvendighed! På den måde finder I ud af, om alt er, som det skal være.
- Konvertering – det er os (leverandøren), der opsætter systemet, og der er forskel på, hvor lang tid det kan tage alt afhængig af, hvor meget data, der skal overflyttes til systemet. Skal der fx konverteres med alle posteringer fra et andet system, kan det ske forholdsvis hurtigt. Er det fx kun stamdata, der skal ind i jeres nye ERP-system, kan det godt kræve lidt tid (1-2 uger), da det skal gøres mere manuelt. Der vil altid være noget opsætning, men vi aftaler løbende med jer, hvordan det kommer til at foregå.
- Live – datoen, hvor I overgår til jeres nye og opsatte system. Så er I kørende!
Ekspertens råd i denne fase: “Tag aktiv del i processen, og vær i løbende dialog med leverandøren og opdateret på processen. Og sørg for at få testet!”
Efter implementeringen
Nu lever jeres system hos jer!
Efter implementeringen af jeres nye ERP-system vil I sandsynligvis støde på spørgsmål og måske nogle udfordringer. Derfor kan det være nødvendigt med support. For nogle kan yderligere undervisning blive nødvendig, men hos Periti klares undervisningen oftest inden selve konverteringen.
Du skal ikke bare selv blive bekendt med systemet, men du skal også sørge for, at dine medarbejdere bliver det. Du kan overveje, om de skal undervises. Der findes også flere (online) kurser, som kan være en hjælp. Se ERP-kurser her.
Ekspertens råd: “Sørg for, at der er mulighed for support ved den leverandør, du vælger.”
Brug for hjælp?
De fleste virksomheder har brug for hjælp til implementering af et (nyt) ERP-system.
Vi vil altid opfordre dig til at være realistisk – har I selv ressourcer, tid og viden, eller har I brug for hjælp udefra?
Der er gode muligheder for at få hjælp af projektledere og ERP-eksperter hele vejen gennem processen. De kan fungere om tovholdere og uvildige rådgivere og sørge for en god overgang.
Vil du have hjælp af Periti?
Ønsker du, at vi skal hjælpe dig? Det kan være med leverandørvurdering, som projektledere hele vejen igennem, som rådgivere eller som din leverandør. Så læs mere her:
