Alt hvad du skal vide, når du skifter fra e-conomic

I dette blogindlæg finder du svar på hvornår det giver mening at skifte fra e-conomic til et andet økonomi- eller ERP-system, og hvad du skal være opmærksom på.

E-conomic er for mange virksomheder det helt rigtige sted at starte. Systemet er overskueligt, hurtigt at komme i gang med og dækker de basale behov for bogføring, fakturering og moms. Men for nogle virksomheder kommer der også et tidspunkt, hvor e-conomic ikke længere understøtter den måde, virksomheden arbejder på – ikke fordi systemet er dårligt, men fordi behovene har ændret sig.

Dette indlæg er til dig, der overvejer at skifte fra e-conomic, men mangler overblik over, hvornår det giver mening og hvad du bør være opmærksom på, før du tager beslutningen.

Hvornår giver det mening at skifte fra e-conomic

Typisk opstår overvejelserne om at skifte økonomisystem, når din virksomhed bevæger sig ind i en ny fase.

Det kan være, når:

• virksomheden vokser i omsætning eller kompleksitet
• Der er mange finansposteringer hver måned
• flere medarbejdere skal arbejde i systemet
• der kommer lager, projekter eller produktion til
• rapporteringsbehovet bliver større
• den nye bogføringslov stiller flere krav til struktur og dokumentation

Her oplever mange, at e-conomic begynder at føles begrænsende. Det opstår sjældent som et akut problem fra den ene dag til den anden, men mere som små begrænsninger, work-arounds og bøvl i hverdagen, der tilsammen tager tid og skaber usikkerhed.

Typiske tegn på at e-conomic ikke længere er nok

Når virksomheder vokser ud af e-conomic, ser vi ofte de samme mønstre gå igen. Det kan for eksempel være:

• mange manuelle arbejdsgange og workarounds
• flere eksterne apps koblet på for at dække behov
• begrænset eller uoverskuelig rapportering
• udfordringer med lagerstyring eller projektøkonomi
• stigende tidsforbrug hos bogholder eller revisor.

Ofte er det ikke én stor ting, men summen af mange små, der gør, at systemet ikke længere opleves som en støtte, men som noget, man hele tiden skal arbejde udenom og finde nye løsninger for at få det til at fungere. Det hænger sammen med, at e-conomic er, som det er, og at systemet ikke er bygget til at kunne ændres eller tilpasses den enkelte virksomheds behov, for eksempel i form af skærmbilleder, felter og struktur.

Hvad skal du være opmærksom på, før du skifter

Et systemskifte er ikke kun et teknisk projekt, hvor et program installeres og data flyttes. Det er også en beslutning om struktur, arbejdsgange og ansvar.

Før du skifter fra e-conomic, er det vigtigt at tage stilling til:

Data og historik – hvad skal med
Hvilke data skal med over i det nye system, hvad har reel værdi fremadrettet, og hvad kan blive liggende som arkiv?

Timing – hvornår skal I skifte
Skal skiftet ske ved regnskabsårets start, midt i året eller i forbindelse med andre ændringer i virksomheden?

Roller og ansvar – hvem gør hvad
Hvem ejer beslutningen, hvem skal arbejde i systemet, og hvem har ansvar for opsætning og kvalitet?

Forventninger – hvad skal det kunne og ikke kunne
Et nyt system løser ikke alt af sig selv. Det giver flere muligheder, men kræver også klare valg. Jo bedre I har afklaret disse spørgsmål på forhånd, desto mere roligt og kontrolleret bliver skiftet for jer og jo mere får I ud af jeres nye økonomi- eller ERP-system.

Alternativer til e-conomic

Der findes flere gode alternativer til e-conomic. F.eks. er både Microsoft Business Central, Monitor (hvis du har produktion) og Uniconta reelle bud, som kan give virksomheden de funktioner og muligheder, der er brug for. 

Når virksomheder skifter fra e-conomic til f.eks. Uniconta, handler forskellen ikke kun om funktioner, men om tilgang. For e-conomic er et regnskabsprogram, og Uniconta er et ERP-system.

Det betyder blandt andet:

• større fleksibilitet i opsætning
• flere muligheder for rapportering og struktur
• bedre sammenhæng mellem økonomi, lager, produktion og projekter

For mange virksomheder er Uniconta et naturligt næste skridt, men det stiller også større krav til forberedelse og overblik. Har virksomheden derimod primært behov for funktioner som bogføring, fakturering osv., kan Billy og Dinero være to stærke alternativer. 

De typiske fejl ved et systemskifte

De fleste problemer ved systemskifte opstår ikke på grund af teknikken, men på grund af manglende afklaring og forberedelse inden skiftet.

De mest almindelige fejl er:

• at undervurdere opsætning og proces
• at skifte system uden at kende sine reelle behov
• at tro, at systemet alene løser strukturelle problemer
• at overlade hele beslutningen til én part uden sparring
• at virksomheden ikke selv har ressourcerne til at håndtere konverteringen.

Derfor anbefaler vi altid, at du bruger god tid på fasen inden skiftet. Forarbejdet er godt givet ud, og vil spare dig for en masse spildtid, at betale for unødvendige funktioner eller for at I ender i et nyt program, der også kræver nye workarounds og arbejder mod jer i stedet for med jer. 

Alt efter hvilke ressourcer og kompetencer I allerede har i virksomheden, kan forarbejdet laves internt i en projektgruppe, ved at klæde de ansvarlige godt på gennem kurser og workshops, ved at få en ekstern sparringspartner med viden i at skifte til e-conomic eller ved at samarbejde med en ekstern specialist, der sammen med jer kan føre skiftet sikkert i mål.

Gratis online-kursus om at skifte fra e-conomic

Ønsker du og dine kollegaer at blive klædt bedre på til en konvertering eller migrering fra e-conomic, eller til at få et bedre overblik over process og muligheder? Så har vi lavet et gratis online-kursus til virksomheder, der står over for et skifte fra e-conomic og gerne vil træffe beslutningen på et oplyst grundlag. Kurset er oplagt til dig, der ønsker at varetage hele – eller dele – af processen selv, eller er i processen med at indsamle mere viden om mulighederne. 

Kurset er ikke for dig, der ønsker klik-for-klik-opsætning men er til dig, der ønsker overblik over muligheder og struktur, og som ønsker at blive klædt på til at kunne stille de rigtige spørgsmål. 

På 1 time lærer du blandt andet:

• hvornår det giver mening at skifte
• hvilke alternativer der er til e-conomic
• hvordan du undgår de typiske faldgruber
• hvad du skal tage stilling til før, under og efter.

Vores mål er, at du efter en time online med os, føler dig mere afklaret over dit næste skridt og at du har fået en bedre forståelse og overblik over processen. 

Et systemskifte er ikke et quick fix. Men med den rette proces kan det blive et solidt fundament for næste fase i virksomheden.

Kurset kræver din blot e-mailadresse og vi opdaterer løbende vores kursuskalender med datoer.

Har du spørgsmål til kursus eller systemskifte, så er du også altid velkommen til at kontakte os til en uforpligtende snak.  

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår er e-conomic ikke længere nok
Når kompleksiteten vokser hurtigere end systemet kan følge med.

Kan man skifte midt i regnskabsåret
Ja, men det kræver en klar plan for data og rapportering.

Hvad koster det at skifte fra e-conomic
Prisen afhænger af virksomhedens størrelse, behov og ambitionsniveau.

Kan man overføre data fra e-conomic til et nyt system?

Ja, men det er vigtigt at vælge, hvilke data der har reel værdi.

Er Uniconta og Dinero et alternativ til e-conomic
For mange voksende virksomheder, ja. Men det kræver forberedelse.