Når du skal skifte ERP-system – processen

Står du og skal i gang med at skifte ERP system – eller overvejer du at gå i gang? Så vil vi her beskrive processen, så du ved hvad der kommer til at ske.

Opstarten – undersøg og indhent tilbud

Når du er kommet dertil, at din virksomhed skal have nyt ERP system, Så skal du til og i gang med at finde den rigtige leverandør af dit kommende system.

Måske kender du allerede en god leverandør, og ellers må du i gang med at undersøge markedet.

Et godt sted at starte er dit lokale erhvervshus. De har berøring med mange virksomheder, og kan guide dig hen til en virksomhed, som kan hjælpe dig. Derudover kan du også gå i gang med at Google dig til forskellige muligheder, hvor du begrænser søgningen til dit behov og muligvis også dit lokalområde.

Hent gerne flere tilbud ind fra forskellige leverandører, så du ser hvordan flere vil løse dit skifte. Det fungerer på sin vis, som når du skal hyre en håndværker; der vil du højst sandsynligt også indhente flere tilbud fra flere leverandører, for at vurdere prisen og hvad de vil udføre.

Når du har valgt leverandør af ERP-system

Processen med at skifte ERP-system kan variere fra leverandør til leverandør, og derfor vil vi tage udgangspunkt i, hvordan vi selv gør det, når vi hjælper vores kunder.

Hvis du har valgt os til at skifte dit nuværende ERP-system ud, så starter vi altid med at komme ud i virksomheden til et indledende møde. Her spørger vi dig ind til behov og ønsker, og får en bedre forståelse for din virksomhed og jeres processer.

Efter mødet begynder vi at udforme en kravspecifikation, som danner grundlaget for det videre arbejde i processen.

Kravspecifikation

Kravspecifikation er et dokument, der indeholder en dine behov og ønsker til et ERP-system, samt en udpensling over hvordan vi vil udføre projektet og et foreløbigt tids- og prisestimat.

Når første udkast til kravspecifikationen er udformet, vil du modtage en kopi, som du har mulighed for at gennemgå. Hvis du har ændringer eller spørgsmål, så skal du ikke tøve med at stille dem. Jo før vi kan tilpasse kravspecifikationen, jo bedre vil det færdige produkt være.

Når første udkast af kravspecifikationen er på plads, vil vi aftale et dato til en workshop.

Workshop
På workshoppen vil vi vise dig det system, som vi har fundet frem til bedst vil kunne leve op til dine behov og ønsker.

Du vil få gennemgået standard-systemet med standard-data. Dette er blot for at du kan danne dig et overblik over systemet, og vi sammen kan danne os et overblik over hvilke funktioner, du ønsker udbygget mm.

Måske mangler der nogle funktioner, som kan håndtere hele din virksomhed, og som har behov for at blive tilpasset eller udviklet specifikt til din virksomhed.

Alt dette noterer vi i kravspecifikationen, som bliver tilpasset efter workshoppen. Herefter sender vi den til endelig godkendelse ved dig.

Efter opstarten – undervisning og test

Når kravspecifikationen er endeligt godkendt, er projektet klar til at starte op – Nu begynder opsætningen af dit nye ERP-system.

De specifikationer, du har ønsket, og data fra det gamle system vil blive implementeret i det nye ERP-system. Vi vil løbende vende tilbage til dig, når vi støder op udfordringer eller har forslag til opsætning, som vi mener du bør være inde over. På denne måde kan vi hele tiden tilpasse systemet, og få dine ønsker og behov korrekt implementeret i systemet.

Workshop og undervisning af dig og kollegaer

Når systemet er sat op, vil vi planlægge endnu en workshop med dig og eventuelle kollegaer, hvor det primære formål er at undervise jer som brugere af det nye system.

I får mulighed for at afprøve systemet, hvor en af vores konsulenter vil styre slagets gang og guide jer igennem systemet, mens I kan komme med spørgsmål, ændringer mm.

Testfasen
Efter workshoppen vil vi lave de ønskede tilpasninger, og derefter vil du få systemet til endelig test, hvor du og dine kollegaer tager systemet i brug og afprøver det. Imens I tester, laver vi tilpasninger ud fra behov I måtte have.

Når alle tests er kørt, så er systemet klar til at blive taget endeligt i brug. Herefter kan du have mulighed for support og yderligere undervisning, som er noget, du aftaler din os/leverandør. Dog er det vigtigt, at der tilbage i startfasen er blevet tilrettelagt en pris for det videre arbejde – ellers kan du få en ubehagelig overrasket, hvis prisen lige pludselig er meget højere end forventet.

Alt i alt

Det behøver slet ikke være uoverskueligt at skifte ERP-system – det er blot vigtigt, at du vælger den rette leverandør, som har dig og din virksomhed for øje. Derudover er det vigtigt, at du også selv sætter tid af til projektet – at skifte ERP-system kræver, at du kan stå til rådighed og sætte tid af til at teste det, leverandøren sender tilbage til dig. Selvfølgelig skal du passe dit daglige arbejde, men blot være opmærksom på, at der skal sættes tid af til din leverandør.