Når du skal skifte ERP system – processen

Processen i at skifte ERP system

Står du og skal igang med at skifte ERP system, eller overvejer du at gå igang? Så vil vi her beskrive processen, så du ved hvad der kommer til at ske.

Opstarten

Når du er kommet til at din virksomhed skal have nyt ERP system. Så skal du til og i gang med at finde en der kan levere dit kommende system. Måske kender du en leverandør, ellers må du i gang med at undersøge markedet. Et godt sted at starte er dit lokale erhvervshus, de har berøring med mange virksomheder og kan guide dig hen til en virksomhed som kan hjælpe dig. Derudover kan du også gå igang med at google, her skal du begrænse dig til dit behov og muligvis også dit lokal område.

Hent gerne flere tilbud ind, så du ser hvordan flere vil løse dit skifte. Det fungerer på sin vis, som når du skal hyre en håndværker, der vil du højst sandsynligt indhente flere tilbud fra flere leverandører, for at vurdere prisen og hvad de vil udføre.

Når du har valgt leverandør

Processen med at skifte ERP system, kan variere fra leverandør til leverandør, og derfor vil vi tage udgangspunkt i hvordan vi gør det.

Når i har valgt os til at skifte jeres nuværende ERP system ud, så vil vi starte med at komme ud til et indledende møde. Her vil vi høre om jeres behov og ønsker, og for en bedre forståelse for jeres virksomhed og processer. Efter mødet vil vi begynde at udforme jeres kravspecifikation.

Kravspecifikation: Et dokument der indeholder jeres behov og ønsker. Samt en udpensling over hvordan vi vil udføre projektet, og et foreløbigt tids- og pris estimat.

Når første udkast til kravspecifikationen er udformet, vil i modtage en kopi som i har mulighed for at gennemgå. Hvis i har ændringer eller spørgsmål, så skal i ikke tøve med at stille dem. Jo før vi kan tilpasse kravspecifikationen, jo bedre vil det færdige produkt være.
Når første udkast af kravspecifikationen er på plads, vil vi aftale et dato til en workshop.
På workshoppen vil vi vise det system vi mener vil kunne leve op til jeres behov. Vi vil vise standard systemet, indeholdende standard data. Dette er blot for at du kan danne dig et overblik over systemet, og vi kan vise danne os et overblik over hvilke funktioner i ønsker udbygget mm. Måske mangler der nogle funktioner som kan håndtere hele din virksomhed, og som har behov for at blive tilpasset eller udviklet specifikt til jer.

Alt dette noterer vi i kravspecifikationen, som bliver tilpasset efter workshoppen. Herefter sender vi den til endelig godkendelse ved dig.

Efter opstarten

Når kravspecifikationen er endeligt godkendt, er projektet klar til at starte op. Dvs. Nu begynder opsætningen af jeres nye ERP system.

De specifikationer i har ønsket og jeres data fra det gamle system vil blive implementeret i det nye. Vi vil løbende vende tilbage til jer, når vi støder op udfordringer eller har forslag til opsætning, som vi mener i bør være inde over. På denne måde kan vi hele tiden tilpasse systemet, og få jeres ønsker og behov korrekt implementeret i systemet.
Når systemet er sat op vil vi planlægge endnu en workshop, som primært vil være undervisning af jer som brugere. I får mulighed for at afprøve systemet , men en af vores konsulenter vil styre slagets gang og guide jer igennem systemet. Imens kan i komme til spørgsmål, ændringer mm.

Efter workshoppen vil vi lave tilpasninger til systemet, ud fra jeres kommentarer og derefter vil i få systemet til endelig test. Dvs. i tager systemet i brug og afprøver det. Imens i tester, laver vi tilpasninger ud fra behov i skulle have.

Når alle tests er kørt, så er systemet klar til at blive taget i brug. Herefter kan du have mulighed for support og yderligere undervisning, men det aftaler du med din leverandør. Dog er det vigtigt, at der tilbage i startfasen er blevet tilrettelagt en pris for det videre arbejde. Ellers kan du stå og blive overrasket, hvis prisen lige pludselig er meget højere.

Alt i alt

Det behøver ikke være uoverskueligt at skifte system. Det er blot vigtigt at du vælger den rette leverandør, som har dig og din virksomhed for øjne. Derudover er det vigtigt du også selv sætter tid af til projektet. Dvs. du skal stå til rådighed og sætte tid af til at teste det leverandøren sender tilbage til dig. Selvfølgelig skal du passe dit daglige arbejde, men blot være opmærksom på når leverandøren kontakter dig.

Support

D. 17 September afholder vi gå-hjem-møde om produktionsstyring i ERP systemet.